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【英語ライティング】件名は具体的かつ端的に!英文ビジネスメールのコツ1

インターネットが当たり前の様に普及している現代では、ビジネス上のやり取り、特に海外の取引先とのコミュニケーションは、Eメールが主流ではないでしょうか。今回から、英文ビジネスメールを書くときのコツを数回に渡りご紹介します。


具体的かつ端的にまとめよう

英文ビジネスメールは、英文ビジネス文書と比べて、少しカジュアルな文体で書くことが好まれるようです。日本語で言えば「拝啓」や「敬具」にあたる「頭語と結語」もあまり重視されず、そんなに堅苦しくない雰囲気でメールを書く人が多いようです。
しかし、これがビジネスシーンであることは変わりませんので、相手に失礼のないよう、メールの内容を具体的に、かつ端的にまとめる必要があります。


件名はシンプルに

まず、メールの件名ですが、メール内容のキーワードとなる単語5~8個ぐらいを使うことを意識すると、長すぎず、かつ端的に用件を述べた件名になります。

<例>
Change of date for the meeting
会議の日時変更

Urgent: Contract review required
緊急:契約内容のレビューをお願いいたします

Enquiry: Monthly fees
問い合わせ:月額料金

Attention: Mr. Smith – ABC Project
スミスさん宛:ABCプロジェクトについて

キーワードをいくつか並べただけの件名でも間違いではありません。しかし、上の例であげたように、メールの内容によって、緊急を要する要件の場合は"Urgent"(緊急)、何かを問い合わせたいときは"Enquiry / Inquiry"(問い合わせ)、特定の誰かにそのメールを読んでほしい場合は"Attention / ATTN"(Attentionの略、○○宛)という単語を使うと、件名だけで端的に内容を伝えることができます。


英語では「具体的、かつ端的に」要件を述べることが好まれます。ビジネスシーンでEメールを送る際も、件名から具体的に、しかも端的に用件をまとめたタイトルをつけるように心がけましょう。


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Yuka

Yuka

日本で大学を卒業後、オーストラリアに渡り大学院を修了。現地企業での就職を経て、結婚・出産を機に退職。現在は三人娘の母として毎日育児に奮闘する傍ら、ビジネス文書の翻訳、またライターとして、海外生活や英語学習にまつわる記事を執筆しています。オーストラリア在住歴十数年。